In Projekten mit Leistungskennzahlen zum Erfolg

Lange sind die Zeiten vorbei, in denen der Projektleitende dem Lenkungsausschuss sowie den Stakeholdern sagen konnte „alles im grünen Bereich“ und die Angesprochenen sich dann auch mit der Aussage zufriedengaben. Die Beteiligten verlangen mehr und vor allem verifizierte Informationen und Daten. Daher wird in Unternehmen und in Projekten immer mehr von Leistungskennzahlen oder Key Performance Indicators (KPIs) – zu deutsch: Leistungskennzahlen – gesprochen und diese auch von den Verantwortlichen gefordert. Ursprünglich handelt es sich um einen Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre. Gemeint sind Messzahlen, anhand derer der Erfolg beispielsweise einer Strategie oder eines Projekts gemessen wird.

Heutzutage ist es selbstverständlich, den Projektfortschritt anhand der Leistungskennzahlen darzustellen und diese als Steuerungsinstrument zu nutzen. Die Zahlen werden regelmäßig gesichtet und analysiert, Stärken und Schwächen – auch für das Risikomanagement – werden aufgezeigt und Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt.

Nutzen durch Leistungskennzahlen

Ein Unternehmen beziehungsweise Projekt nutzt die Leistungskennzahlen beispielsweise zur

• Beurteilung des Projekterfolges,
• Überprüfung des Projekts, ob die tatsächlichen mit den geplanten Leistungskennzahlen übereinstimmen,
• Analyse, um festzustellen, warum die tatsächlichen Leistungskennzahlen von den geplanten abweichen,
• Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen, falls die tatsächlichen und die geplanten Leistungskennzahlen voneinander abweichen,
• Bewertung der abgeleiteten und umgesetzten Maßnahmen hinsichtlich der Wirksamkeit und des Erfolgs,
• Priorisierung von Themen, Tätigkeiten und/oder Arbeitspaketen,
• Erstellung von Prognosen oder
• Kommunikation mit den Stakeholdern, um schnell und übersichtlich den Projektstatus sowie eine Prognose darzustellen.

Leistungskennzahlen in Projekten

In Projekten gibt es etliche Leistungskennzahlen, anhand derer der Projekterfolg gemessen wird. Hier ein Ausschnitt möglicher Leistungskennzahlen in Projekten:

• Projektbudget
• Projektlaufzeit
• Verbrauchtes Projektbudget
• Kostenunterschied
• Zu erwartende Restkosten
• Kosten-Entwicklungsindex
• Geplanter Gesamtarbeitsaufwand
• Bisheriger Gesamtarbeitsaufwand
• Zu erwartender Gesamtarbeitsaufwand
• Fertigstellungsgrad
• Geplanter Restaufwand

Herausforderungen bei der Festlegung und Ermittlung der Leistungskennzahlen

Realistische und aussagekräftige Leistungskennzahlen sind unabdingbar für die Bewertung des Projekterfolgs und die Erstellung von Prognosen. In Projekten kommen verschiedene Systeme und Tools zum Einsatz, welche die meisten erforderlichen Kennzahlen maschinell auswerten können. Hierzu gehören beispielsweise das geplante sowie verbrauchte Projektbudget und der geplante sowie bisher erbrachte Arbeitsaufwand. In der Praxis ist den Verantwortlichen oftmals unklar, welche Kennzahlen von den Stakeholdern benötigt werden und wie diese zu ermitteln sind – vor allem, welche technischen Möglichkeiten bestehen, Leistungskennzahlen direkt aus den relevanten Systemen auszuwerten. Oftmals werden die Kennzahlen nicht vom Verantwortlichen, sondern von einem oder mehreren Mitarbeitenden ermittelt. Liefert ein Mitarbeitender oder gar mehrere Mitarbeitende nicht die gewünschten Informationen beziehungsweise Daten, stehen diese nicht zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung und/oder sind fehlerhaft.

Hinzu kommt, dass für einige Kennzahlen Schätzungen, wie beim zu erwartenden Gesamtarbeitsaufwand, abzugeben sind. Verfälscht werden die Ergebnisse durch eine (unbewusste oder bewusste) Fehleinschätzung. Ursache kann sein, dass dem verantwortlichen Mitarbeitenden das Wissen beziehungsweise die Erfahrung bei der Ermittlung von Schätzungen fehlt. Auch die Unternehmenskultur sowie die Rahmenbedingungen haben einen nicht zu unterschätzenden Einfluss. Zu hohe Erwartungen der Stakeholder an das Projekt und die Erbringung der Leistungskennzahlen können sich kontraproduktiv auf die Qualität der Kennzahlen auswirken, besonders wenn beispielsweise der Projektleitende wie auch seine Projektmitarbeitenden mit Sanktionen bei Nichterreichung der Ziele rechnen müssen. Die Gefahr besteht, dass die Leistungskennzahlen verbessert dargestellt und dadurch die Ergebnisse verfälscht werden. Somit werden wichtige Maßnahmen nicht abgeleitet und umgesetzt. Das führt dazu, dass die Projektziele nicht erreicht werden.

Festlegung und Ermittlung der Leistungskennzahlen

Noch vor Projektbeginn sollte vom Projektleitenden und den Stakeholdern gemeinsam festgelegt werden, welche Leistungskennzahlen erforderlich und sinnvoll sind. Ebenso von wem, in welcher Art und Weise und zu welchem Zeitpunkt diese zu liefern sind. Bei der gemeinsamen Festlegung ist es empfehlenswert, sich unter anderem folgende Fragen zu stellen:

• Festlegung Leistungskennzahlen

  • Welche Kennzahlen sind erforderlich und sinnvoll?
  • Wer benötigt welche Leistungskennzahlen?
  • Zu welchem Stichtag beziehungsweise in welchen zeitlichen Abständen sind diese erforderlich?
  • Wie sind die Leistungskennzahlen zu ermitteln (maschinell oder manuell)?
  • Von wem sind die Leistungskennzahlen zu ermitteln?

• Darstellung der Leistungskennzahlen

  • Wie und durch wen sind die Leistungskennzahlen darzustellen (beispielsweise durch den Projektleitenden mittels Dashboards)?
  • Wer kommuniziert die Leistungskennzahlen gegenüber wem?

Erfolgsfaktoren für die Festlegung und Ermittlung der Leistungskennzahlen

Neben einer strukturierten Vorgehensweise bei der Festlegung und Ermittlung von Leistungskennzahlen ist die Nutzung der technischen Möglichkeiten ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die verantwortlichen Mitarbeitenden benötigen die entsprechenden Systeme und Tools sowie die erforderlichen Zugriffsberechtigungen. Ebenso ist das Wissen über Auswertungsmöglichkeiten der Systeme und Tools sowie (technische) Aufbereitung der Informationen und Daten für die Ermittlung sowie Darstellung der Leistungskennzahlen ein wichtiger Faktor.

Die Schätzungen von Leistungskennzahlen sind von versierten Mitarbeitenden mit fachlichem und betriebswirtschaftlichem Know-how durchzuführen. Gegebenenfalls ist den Beteiligten das erforderliche theoretische Wissen und die praxiserprobten Erfahrungen rund um das Thema Leistungskennzahlen zu vermitteln.

Die Unternehmenskultur sowie Rahmenbedingungen sind so zu schaffen, dass ein hoher Wert – hier besonders im Projekt – auf Aufrichtigkeit gelegt wird. Vertrauen spielt hier eine elementare Rolle. Insbesondere aufgeschlossene Stakeholder mit realistischen Erwartungen an die Beteiligten und einer motivierenden Kommunikation fördern die Offenheit und Loyalität der Beteiligten. Besonders in schwierigen Zeiten.