Projektpraktikum

Jedes Jahr führen Studentinnen und Studenten des Bachelorstudiengangs Projektmanagement und IT an der Fachhochschule des BFI Wien im Zuge einer Lehrveranstaltung zusammen mit einem Partnerunternehmen ein Projektpraktikum durch. Jedem Unternehmen werden sechs Studentinnen und Studenten zugewiesen, um innerhalb des definierten Zeitraums von neun Monaten ein Projekt umzusetzen. Die Projektinhalte werden von den teilnehmenden Unternehmen festgelegt. adesso Austria hat sich 2019 dazu entschieden, ebenfalls als Partner für die Umsetzung der Projektpraktika zur Verfügung zu stehen. Primär liegt die Verantwortung bei den Studierenden, wobei ihnen die adessi als Unterstützer und Wegweiser, mit Erfahrung und Fachkompetenz, zur Seite stehen.

Erste Planungsphase

Da Wertschöpfung in der adesso DNA liegt wurde der Gedanke von der Umsetzung eines fiktiven Projektes schon zu Beginn verworfen. Der Fokus des Praktikums soll auf Nutzen und Praxisnähe liegen. Zusammen mit den Studentinnen und Studenten wurde eine umfangreiche Anforderungsanalyse durchgeführt. Anschließend wurde die Vielzahl an Ideen zu einer konkreten Projektvision zusammengeführt. Ganz im Sinne der adesso bewegte sich die Projektgruppe bei der Ideenfindung im Bereich der Digitalisierung. Um das Projekt für die Studentinnen und Studenten greifbarer zu machen, wurden mögliche Optimierungen im Umfeld der FH gesucht. Die Technologieentscheidung wurde, unter Berücksichtigung des Wissensstandes der Studierenden und der Effizienz in der Umsetzung, durch die adessi getroffen. Um den Einstieg in die gewählte Technologie zu erleichtern, wurden Schulungen in Form von Coding Sessions und interaktiven Workshops durchgeführt.

Digitale Anwesenheitskontrolle

An der FH des BFI Wien wird die Anwesenheit der Studierenden durch ein analoges Dokument kontrolliert. Täglich finden an der FH rund 200 Lehrveranstaltungen statt, wobei für jede dieser Lehrveranstaltungen eine eigene Anwesenheitsliste geführt wird. Dies generiert einen hohen Verwaltungsaufwand für die Mitarbeitenden im Sekretariat und geht zusätzlich mit einem enormen Papierverbrauch einher. Um diesen Prozess der Anwesenheitskontrolle zu optimieren, entschied sich adesso gemeinsam mit der Studentengruppe eine digitale Anwesenheitskontrolle zu entwickeln. Wie man es aus adesso Projekten kennt, wurde hierfür eine strukturierte Anforderungsanalyse durchgeführt, jegliche fachliche Sonderfälle ausfindig gemacht und dokumentiert. Die technisch versierten entwickelten die Applikation, während die andere Hälfte der Gruppe sich primär auf das Projektmanagement und die dazugehörige Dokumentation konzentrierte.

Die Studentinnen und Studenten haben sich schnell in die adesso Arbeitsweise eingefunden. Die Consultants haben Aufgaben identifiziert, User Stories erstellt, anschließend priorisiert und im Projektbacklog abgelegt. Nachfolgend wurden diese vom Entwicklungsteam analysiert, umgesetzt und getestet. Die fachliche Abnahme erfolgte abschließend durch die Consultants. Für die Umsetzung des Projekts wurde eine hybride Arbeitsmethode gewählt. Die Projektphasen gliederten sich hierbei grob in Projektmanagement, Anforderungserhebung, Entwicklung, Testing und Go-Live. Der Großteil wurde durch das traditionelle Wasserfallmodell umgesetzt, wobei für die Entwicklungsphase ein agiler Ansatz mittels SCRUM gewählt wurde.

Wie man es aus dem Projektbusiness kennt, kann leider nicht jedes Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Corona und die daraus resultierende Fernlehre änderte die Notwendigkeit der Anwesenheitskontrolle gänzlich. Zusätzlich wurden relevante Schnittstellen seitens der IT-Abteilung der FH des BFI Wien nicht zeitgerecht zur Verfügung gestellt, was ebenfalls zu enormen Wartezeiten führte. Zu guter Letzt wurde die Umsetzung der digitalen Anwesenheitskontrolle durch ein Konkurrenzprodukt vollkommen obsolet, was für das Projektpraktikum eine Änderung des Projektinhalts bedeutete.

Digitales Anrechnungsformular

Diese unvorhersehbaren Einflüsse forderten inmitten des Projektpraktikums die Anpassung des Projektinhalts. Zu diesem Zeitpunkt war bereits die Hälfte der Praktikumslaufzeit verstrichen, weshalb möglichst schnell eine neue Idee gefunden und gefestigt werden musste. Auch diesmal lag der Fokus während der Ideenfindungsphase auf einem praxisnahen Digitalisierungsprojekt im FH Kontext. Innerhalb von zwei Wochen einigte sich das Projektteam auf die Digitalisierung und Automatisierung der Anrechnungsformulare.

Der Umfang des Projektes wurde, bezogen auf die begrenzte Zeit, realistisch vom Projektteam definiert und die Umsetzung ging sehr rasch voran. Sofort wurde der Backlog mit User Stories befüllt und die ersten Entwicklungsergebnisse, welche mittels Microsoft Power Automate und Mircosoft Power Apps umgesetzt wurden, waren bereits nach wenigen Wochen sichtbar. Um möglichst wenig Abhängigkeiten zur IT der FH des BFI Wien zu schaffen, wurde die Zusammenarbeit auf ein Minimum reduziert. Im Januar 2022 konnte der erste Prototyp des Anrechnungsformulars auf der jährlichen Projektvernissage präsentiert werden. Durch den regelmäßigen Austausch mit den Prozessbeteiligten ist ein kontinuierliches Feedback gewährleistet, welches als Anforderungen dokumentiert wird und die Grundlage für weitere Projektiterationen bildet.

Vernissage

Um die Zusammenarbeit und den Projektabschluss gebührend zu feiern, findet jährlich im Januar eine Projektvernissage statt. Hier kommen alle Projektteams und Unternehmen des Projektpraktikums zusammen und präsentieren die Erfolge der letzten neun Monate. Außerdem wird jedes Jahr eine kompetitive Bewertung der Projektdokumentationen durchgeführt, wobei adesso in allen Jahren eine der besten drei Platzierungen erzielen konnte.

Rückblick

adesso Austria ist nun schon seit über drei Jahren Partner der FH des BFI Wien und konnte dadurch natürlich auch großartige Erfolge feiern.

Durch ihr Engagement konnten die adessi enorme Optimierungen im Projektpraktikum etablieren. Zum Beispiel wurde die Dokumentation im ersten Projektpraktikum als Word Dokument geführt. Inzwischen erfolgt die Dokumentation in Confluence. Das Taskmanagement wurde von Trello auf Jira umgestellt, um Verknüpfungen in der Confluence Dokumentation besser nutzen zu können.

Besonders freut sich adesso allerdings über die vier gewonnenen adessi, welche nun ihrerseits die neuen Projektgruppen betreuen. Außerdem wurde adesso sowohl die Durchführung eines Workshops zu den angewandten Mircosoft Technologien als auch die Anstellung als externe Lehrkraft angeboten.

Zusammengefasst kann man von einer großartigen und erfolgreichen Kooperation zwischen adesso Austria und der Fachhochschule des BFI Wien sprechen.