Ein Raum mit zahlreichen Möglichkeiten

Die IT-Experten müssen mit einem bunten Strauß ganz unterschiedlicher Themen umgehen: von den großen strategischen Entwicklungen bis hin zu den Details einzelner Abläufe. Um hier jeweils passende Projekte aufzusetzen und tragfähige Lösungen zu entwickeln, setzen die Verantwortlichen regelmäßig auf den Interaction Room (IR). Dieses Projektwerkzeug hilft dabei – gerade in der interdisziplinären Zusammenarbeit – neue Anforderungen schnell zu analysieren und die Grundlage für die Umsetzung zu schaffen. Dr. Robert Schmit, Leiter der Gruppe „Applikations- Architektur, -Infrastruktur und Stammdaten“ innerhalb der Abteilung IT-Development (ITD) bei der OeNB hat in den letzten Jahren mehrere IR-Workshops begleitet. Sein Fazit: „Ein einfaches Werkzeug, das bei komplexen Themen schnell gute Ergebnisse liefert.“

Mehr als nur eine Bank, mehr als nur eine Aufgabe

Sowohl in der österreichischen als auch in der europäischen Finanzwelt spielt die OeNB eine zentrale Rolle. Im öffentlichen Interesse gestaltet sie sowohl die wirtschaftliche Entwicklung in Österreich als auch im Euro-Währungsgebiet mit. Zu den Kernaufgaben der OeNB gehören Bargeld, Geldpolitik, Finanzmarktstabilität, Statistik und Zahlungsverkehr. Darüber hinaus fördert sie Wissenschaft und Forschung, engagiert sich in der Vermittlung von Wirtschafts- und Finanzwissen und in den Bereichen Kunst und Kultur. Ein Aufgabenspektrum, das weit über das einer klassischen Bank hinausgeht.

Die hausinterne Softwareentwicklung sorgt dafür, dass den OeNB-Mitarbeitern die passenden IT-Lösungen und -Systeme für ihre vielfältigen Aufgaben zur Verfügung stehen. Darüber hinaus arbeitet die Softwareentwicklung an Themen rund um das Europäische System der Zentralbanken. Das Team von Dr. Schmit beschäftigt sich dabei mit Aufgaben rund um IT-Architektur und -Infrastruktur. Zusätzlich leitet der IT-Fachmann eines der acht sogenannten Competence Center in der OeNB/ITD; das Competence Center, das sich dem Thema „Methoden“ widmet. Hier beschäftigen sich Experten mit Entwicklungs-, Analyse- oder Testmethoden, aber auch Themen wie Design Thinking stehen auf der Agenda.

„Bei der Oesterreichischen Nationalbank gibt es eine große Bereitschaft, neue Methoden auszuprobieren“, beschreibt Dr. Schmit eine Grundhaltung seines Hauses. „Ob das relativ neue Gebiet des Design Thinking oder agile Vorgehensmethoden, auf die wir schon länger setzen: Wir sind davon überzeugt, dass wir aktuellen Anforderungen auch mit aktuellen Werkzeugen begegnen müssen.“

In der Gruppe „Applikations-Architektur, -Infrastruktur und Stammdaten“ kommen viele dieser Anforderungen zusammen, die aus ganz unterschiedlichen Bereichen der OeNB stammen. Das reicht vom Datenimport aus einer Vielzahl von Datenquellen in das hauseigene Stammdatensystem – beispielsweise aus dem österreichischen Firmenbuch – über die Verknüpfung dieses Systems mit anderen Inhouse-Anwendungen bis hin zu Querschnittsthemen wie Architektur- beziehungsweise Infrastrukturaufgaben. „Wir stellen Entwicklungsumgebungen zur Verfügung und wir kümmern uns um das OeNB-Applikationsportfolio“, beschreibt Dr. Schmit diesen Teil der Aufgaben. Das sind nur einige der Anforderungen, denen das Team um Dr. Schmit gegenübersteht. An verschiedenen Themen zusammen mit unterschiedlichen Beteiligten und Anspruchsgruppen zu arbeiten, gehört für die Experten zum Tagesgeschäft.

Der Raum für Projekte

Während eines Präsentationstermins von adesso stellten dessen Fachleute auch das unternehmenseigene Projektwerkzeug „Interaction Room“ vor. Als Dr. Schmit das erste Mal von diesem Konzept hörte, war ihm schnell klar, dass dieses gut zu den vielfältigen Aufgaben seines Teams passen könnte: „Der Interaction Room ist von seiner Ausrichtung her nicht fokussiert auf ein einzelnes Thema. Dieser offene Ansatz passt sehr gut zu unseren Aufgaben und Herausforderungen.“ Hinter dem Interaction Room (IR) stecken zwei ganz einfache Ideen: Vertreter aller Gruppen, die an einem Projekt beteiligt sind, kommen zu einem gemeinsamen Workshop in einem Raum zusammen. Und die Themen, die wichtig sind, werden – schnell, ohne großen Aufwand, simplen Regeln folgend. Es geht im wahrsten Sinne des Wortes darum, gemeinsam ein gemeinsames Bild zu schaffen.

Gerade in dieser Einfachheit sieht Dr. Schmit die große Stärke des IR: „Dieser im Vergleich zu ‚normalen‘ Workshops veränderte Aufbau – der fehlende Besprechungstisch, großflächige Bilder, die Zusammenhänge verdeutlichen – hat große Auswirkungen auf das Ergebnis der Arbeit. Die Scheu, sich an der Diskussion zu beteiligen, sinkt. Entsprechend schnell und problemlos kann jeder Experte sein Wissen einbringen.“

Die Präsentation des Konzeptes überzeugte die Verantwortlichen der OeNB und sie entschieden sich, den Interaction Room in der Praxis zu testen. In Zusammenarbeit mit adesso-Experten und unter deren Anleitung organisierten sie den ersten IR-Workshop. Thema war die Überarbeitung von Prozessen im Controlling. Die Mitarbeiter dort arbeiteten mit einer Vielzahl von IT-Werkzeugen, die die OeNB auf Basis unterschiedlicher Technologien entwickelt und in unterschiedlichen Umgebungen implementiert hat. Jetzt galt es, diese Funktionen ins SAP-System zu übertragen. Der IR diente dazu, im Vorfeld auf Prozessebene die Grundlagen für diese Umstellung zu schaffen. Das Ergebnis des ersten IR überzeugte die Entscheider bei der OeNB. Innerhalb von zwei Tagen konnten die Teilnehmer des Workshops – unter anderem der Controlling-Verantwortliche – wichtige Themen identifizieren, zentrale Entscheidungen fällen beziehungsweise vorbereiten und so dafür sorgen, dass die Beteiligten die geplanten Veränderungen zügig und zielorientiert angehen konnten. Die Überzeugung war sogar so groß, dass die Verantwortlichen beschlossen, den IR regelmäßig als Projektwerkzeug für die OeNB zu nutzen. Zunächst galt es, die dafür notwendigen fachlichen Voraussetzungen zu schaffen.

Selbst ist die Bank

Ziel war es, fünf bankeigene Mitarbeiter so zu schulen, dass sie IR-Workshops in Eigenregie durchführen können. Gemeinsam machten sich die Verantwortlichen der OeNB und adesso daran, ein zweistufiges Ausbildungsprogramm auf- und umzusetzen. Den theoretischen Teil der Ausbildung übernahmen Experten vom Lehrstuhl für Software Engineering der Universität Duisburg-Essen, an dem das Konzept des Interaction Room maßgeblich entwickelt wurde. Zum praktischen Teil gehörte das eigenständige Durchführen von je zwei Workshops, die von erfahrenen IR-Moderatoren von adesso begleitet wurden.

Der erste Ausbildungs-Workshop widmete sich der Entwicklung eines neuen Zahlungsverkehrssystems. Hier arbeiten die Anwender mit einer Eigenentwicklung auf Java-Basis. Es galt, die Schnittstellen zu Nachbarsystemen zu harmonisieren. adesso unterstützte den Interaction Room als Coach und Beobachter, die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung lag in den Händen der zukünftigen IR-Experten der OeNB.

Rückblickend gestaltete sich dieser Termin für Dr. Schmit gänzlich anders als der erste IR: „Hier standen nicht unsere Prozesse im Fokus, sondern technische Themen“, erläutert er. „Wir haben erlebt, wie breit das Einsatzspektrum des Interaction Room ist. Und uns wurde klar, wie wichtig eine intensive Vorbereitung ist. Im Vorfeld haben unsere Moderatoren den kompletten Workshop als Trockenübung simuliert. Das kam uns bei der Umsetzung dann zugute.“ Am Ende erfüllte auch dieser Termin die Erwartungen: Die Teilnehmer konnten die relevanten Themen rund um die Neugestaltung der Schnittstellen identifizieren und klären. Es folgten eine ganze Reihe von Interaction-Room-Workshops zu gänzlich unterschiedlichen Themen: Beispielsweise das Beleuchten der Prozesse und Systeme rund um das sogenannte Fördermittelmanagement – die Nationalbank fördert Wissenschaftler beziehungsweise Projekte in ganz unterschiedlichen Disziplinen. Oder die Analyse der IT-Implikationen, die sich aus AnaCredit (kurz für Analytical Credit Datasets), dem Kreditmeldewesen für die Europäische Zentralbank, ergeben.

Mit diesem IR zum Thema SAP schloss das Ausbildungsprogramm der OeNB dann auch wie geplant ab. Nun hat die Bank das Know-how und die praktische Erfahrung im Haus, um Workshops komplett eigenständig durchführen zu können.

Vorbereitung macht den Meister

Sechs IR-Termine bis alle Ausbildungen abgeschlossen waren, hinzu kamen noch mehrere Workshops, die von adesso-Experten durchgeführt wurden: Wenn jemand praktische Erfahrungen mit diesem Konzept gesammelt hat, dann Dr. Schmit und sein Team. Er weiß inzwischen sehr genau worauf es ankommt, damit ein IR zum Erfolg wird. „Die beiden Tage stehen und fallen mit der richtigen Vorbereitung. Das fängt bei der Auswahl der Teilnehmer an: Wen brauche ich? Welche Verantwortlichen sollten direkt mit an Bord sein, um Entscheidungen treffen zu können? Wer passt zum Vorgehen und zu den anderen Teilnehmern? Denn ein IR lebt auch von der Dynamik innerhalb der Gruppe.“

Auch vom Aufbau als Zwei-Tages-Workshop ist Dr. Schmit überzeugt: „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es nicht hilfreich ist, hier abzukürzen. Zwei Tage sind ideal. Hilfreich kann ein Tag zwischen den Terminen sein. Das gibt Gelegenheit, den ersten Teil aufzubereiten und die Ergebnisse sacken zu lassen.“

Und noch einen Rat hat er für die Durchführung: „Wir arbeiten mit einem Gespann aus zwei Personen: Einer moderiert, einer schreibt mit. Die Aussagen der Teilnehmer zu den gewählten Annotationen werden noch einmal laut vorgelesen und dann notiert. So lassen sich mögliche Missverständnisse, die später einmal zu Problemen führen können, direkt im laufenden Workshop erkennen.“

Gerade weil das Konzept des IR neu ist, kommt den ersten Workshops eine ganz besondere Bedeutung zu. Wenn diese gut funktionieren, sprechen die Teilnehmer darüber und sorgen für mehr Akzeptanz innerhalb des Unternehmens.

Ein Werkzeug, das zu vielen Themen passt, und ein Expertenteam, das sehr genau weiß, wie es dieses Werkzeug einsetzen kann: Der Interaction Room entwickelt sich bei der Oesterreichischen Nationalbank zur Erfolgsgeschichte. Schon jetzt stehen weitere Themen auf der Agenda, die die Experten in Zukunft mithilfe des IR angehen wollen.