Jetzt geh’n wir ephesoften – Automatische Rechnungsprüfung in der Finanzbuchhaltung

Der Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung steht an. Tausende Rechnungen treffen innerhalb kürzester Zeit ein, müssen einzeln geprüft und manuell in das Eingangsrechnungsbuch eingebucht werden. Hier kann es schon einmal vorkommen, dass vor lauter Zahlen und Prüfungen Zahlendreher passieren, die im Laufe des Rechnungsprozesses korrigiert werden müssen.

Doch mit Zahlendrehern ist mittlerweile Schluss – zumindest für die Buchhaltung im Unternehmen der Wien Süd. Mithilfe von Ephesoft Transact werden nun Rechnungen automatisch geprüft und in das Eingangsrechnungsbuch eingebucht.

Die Ausgangslage

Eingangsrechnungen gehören zum Alltag jedes Unternehmens, so auch bei dem gemeinnützigen Bauträger Wien Süd. Die Wien Süd ist ein traditionelles Unternehmen, welches seit jeher Rechnungen händisch bearbeitet. Während noch vor etwa 20 Jahren 40 Unternehmen gemanagt wurden, sind es mittlerweile mehr als 140 und jährlich kommen welche dazu. Das entspricht einem Umfang von etwa 60.000 Rechnungen und mehr, welche seit Jahren von der gleichen Mitarbeiteranzahl bearbeitet werden.

Nach einem längeren Auswahlverfahren entschied sich die Wien Süd, den Schritt Richtung Digitalisierung mit uns zu bestreiten. Im Februar 2019 wurde für die Abteilung der IVV (Immobilien Verkauf und Vermietung) gemeinsam eine Roadmap erstellt, um das Projekt in Angriff zu nehmen. Das Ziel: 70% der 300 belegstärksten Lieferanten sollen automatisch mit dem Tool Ephesoft Transact verarbeitet und an das ERP System übergeben werden.

Der Projektablauf

Meine Arbeit in dem Projekt begann ursprünglich als Urlaubsvertretung für meinen Kollegen. Zu meiner Begeisterung wurde ich innerhalb kürzester Zeit zu einer fixen Mitarbeiterin des Projektes. Einmal pro Woche übermittelten wir einen Statusbericht an die Assistenz Leitung der FIBU und nach und nach gewann das Projekt an Fahrt. Erste Erfolge wurden sichtbar, welche auch von Kundenseite positives Feedback brachten. Doch wie es nun mal in jedem Projekt vorkommt, stießen wir auch hier bald auf erste Hindernisse.

Die Hindernisse

Wie zuvor schon erwähnt, managt die Wien Süd mehr als 140 Unternehmen. Diese Unternehmen lassen sich vom adressierten Rechnungsempfänger ableiten, welcher jedoch zum Teil bis zur Unkenntlichkeit vom Lieferanten verändert wird. So wurde schon mal aus einer „Gemeinnützige Bau- u. Wohnungsgenossenschaft „Wien Süd“ eGenmbH“ eine „Bau- u Wogen W Süd GmH“. Das ist nur eine von vielen Schreibweisen, die uns immer wieder staunen ließen.

Wie man es aus Projekten gewohnt ist, war dies nicht die einzige Hürde, die es zu überwinden gab. Die Objekterkennung stellte hier ein noch größeres Problem dar, da oftmals die angegebene Adresse nicht mit dem firmeninternen Datenstamm übereinstimmte. Dies lag daran, dass jeder Mitarbeitende die Objektadressen in der Art und Weise hinzugefügt hat, wie er es gewohnt war. Durch jahrelanges Hinzufügen von Daten ohne Verwendung eines einheitlichen Schemas ist der Datenstamm historisch gewachsen und bot zahlreiche Varianten, wie eine Adresse geschrieben werden kann. Hier musste eine Vereinheitlichung im Stamm durchgeführt werden, um somit eine höhere Trefferwahrscheinlichkeit erzielen zu können.

Der GoLive

Anfang Dezember 2019 war es soweit: der ersehnte GoLive – und das genau zum Jahresabschluss. Diesen durfte ich mit meinem Kollegen Alexander Gaischin vor Ort begleiten. Es wurde mit einer Schulung gestartet, doch nicht wie sonst im klassischen Sinne mit einem Trainer und die Schulungsteilnehmer hören zu. Hier wurde der Wunsch nach einer Eins-zu-Eins-Schulung umgesetzt, damit wir auf jeden Mitarbeitenden individuell eingehen konnten.

Nach dem Einscannen einiger Rechnungen durch eine Buchhaltungsdame ging es los. Die Validierungsmaske von Ephesoft Transact wurde geöffnet und das Staunen war groß. Rechnungsrelevante Daten wurden in kürzester Zeit vom Beleg ausgelesen und im Eingangsrechnungsbuch des ERP-Systems automatisch verbucht, ohne großen manuellen Aufwand. Daraufhin wurde eine weitere Mitarbeiterin geschult – und auch hier ließ der Wow-Effekt nicht lange auf sich warten. Während der Schulung war bei dem einen oder anderen Teilnehmenden eine gewisse Skepsis gegenüber des neuen Programmes erkennbar, doch wandelte sich diese Skepsis schnell in Akzeptanz um. Wir generierten Vertrauen in die Lösung, indem wir vorerst mal den Automatismus im System deaktivierten und somit jede Rechnung den Mitarbeitenden zur Überprüfung zur Verfügung stand, bevor sie an das Eingangsrechnungsbuch übermittelt wurde.

Als ich nach einer Pause wieder in das Büro der Buchhalterinnen zurückkam, merkten sie an, welche Zusatzprüfungen noch schön wären – etwa die UID Prüfung des Rechnungsempfängers bei Beträgen größer EUR 10.000 – ein verpflichtendes Rechnungsmerkmal nach §11 des Umsatzsteuergesetzes. Meine Antwort „Die haben wir schon.“ bestätigte ich mit einer entsprechenden Rechnung, die exakt diese Prüfung abdeckte. Der überraschte Blick der Mitarbeiterin bewies mir, dass hier definitiv zum richtigen Zeitpunkt ein Mehrwert geboten war, der die Bearbeitung der Rechnungen mit einem wesentlich geringeren Aufwand ermöglichte.

Ein Jahr später

Seit gut einem Jahr wird Ephesoft bei der Wien Süd in der Abteilung der IVV eingesetzt und mit Freude verwendet. Die Überschrift des Beitrages „Jetzt geh’n wir ephesoften“ entspricht der Aussage einer Mitarbeiterin und ist mittlerweile täglicher Begleiter in der Abteilung. Nicht nur die Fehlerquoten Reduzierung auf 7,12% nach nur sechs Monaten spricht für sich, sondern auch, dass bereits 86% der Rechnungen über diesen Prozess laufen. Weiters konnten die Mitarbeiter während der ersten Lockdown Phase von Corona im Frühjahr 2020 von der Digitalisierung profitieren. Lediglich ein Mitarbeiter musste ins Büro fahren, um die Rechnungen einzuscannen. Der Rest konnte bequem im Home-Office die Rechnungen über Ephesoft bearbeiten und verbuchen. Dies hat noch einmal gezeigt, welcher Mehrwert hier geboten wird, und dass zeitgerecht der richtige Digitalisierungsschritt gesetzt wurde.

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